03.02.2023

ПРИ КАКВИ УСЛОВИЯ ЩЕ ИМАМЕ ЕЛЕКТРОННАТА ТРУДОВА КНИЖКА

Коментар на специалиста

Трудовата книжка е официален удостоверителен документ за вписаните в нея обстоятелства, свързани с трудовата дейност на работника или служителя.

В нея се вписват обстоятелства относно данните от личните документи на работника или служителя, неговото образование, уговореното трудово възнаграждение, заеманата длъжност, дата и основание за прекратяване на трудовото правоотношение и други, свързани с трудовите правоотношения.

Дали е възможно за тази информация да бъде създаден електронен регистър, съдържащ подобни данни, които също да бъдат „официален удостоверяващ документ“, който работниците и служителите да използват при необходимост, отговаря експертът по трудово право д-р Тодор Капитанов.

Преди всичко, за да бъде създаден подобен регистър, много внимателно следва да се да се уточни възможността за ползване на съответните електронните записи с данни на работещите като доказателствено средство при евентуални спорове. Това означава, че тези намерения следва да бъдат регламентират в конкретен закон, а не чрез препращане към подзаконов нормативен акт.

Въпросите, свързани със съдържанието на регистъра, неговото създаване и поддържане, обработването и достъпа до данните от него, сроковете за подаване на данните в регистъра, възможността за корекции в регистъра и др., следва да бъдат ясно дефинирани от законодателството.

Необходимо е да се гарантира сигурността на данните и достъпа до тях в електронния трудов регистър. В това число да се гарантира на работниците и служителите, че цялата информация, съдържаща се в трудовата книжка до прехвърлянето ѝ в електронен вид, ще бъде запазена в цялост, включително да се предвиди отговорност при неточности на преноса на данни от хартиената книжка в електронната такава и възможност за оспорването им по съдебен ред, включително и когато има грешки при автоматично изчисляване на трудовия им стаж. Също така да се определи със закона лицето, което е отговорно да прави вписвания в електронната трудова книжка.

Няма как да не обърнем внимание и на това, че следва да се гарантира на работниците и служителите безплатен достъп до собствения им електронен трудов запис. В повечето случаи практиката показва, че в работата с администрацията, гражданите следва да заплащат, за да получат информация от административен орган, макар че тази информация касае техни лични данни.

Примерът с административната процедурата за издаване на свидетелство за съдимост, което в редица случаи се изисква при постъпване на работа и за което гражданите следва да заплатят, е онагледяващ пример за процедура, която следва да бъде избегната при искане за получаване на информация, относно лични данни по какъвто и да било повод.

Разбира се, освен интересите на работниците и служителите, не трябва да пропускаме и тези на работодателите. Ето защо е важно да не се допуска създаването на непосилна допълнителна административна тежест за работодателите, както и да се предвиди достатъчен преходен период след приемане на нормативните промени и създаването на електронния регистър, за да могат работодателите да изпълнят задълженията, възлагани им със закон.

Какво означава „електронен трудов запис“

Темата за електронната трудова книжка отново е на дневен ред, след като бе внесен за разглеждане законопроект, който цели създаването на електронен трудов запис, който да замени досега съществуващата хартиена трудова (служебна) книжка на работниците и служителите, включително и държавните служители.

Намеренията са да се създаде електронен регистър на заетостта, поддържан от Агенцията по заетостта, в който се вписват всички данни от трудовата книжка на работещия. Трудовата книжка да се замени с „електронен трудов запис“, до който работниците и служителите ще имат достъп.

Предвижда се и преходен период за сканиране и изпращане на данните от всички трудови книжки от работодателите. Също така се предвижда и автоматично изчисляване на трудовия стаж на лицата и заличаване на текстовете от Кодекса на труда относно обезщетения, дължими от работодателя при незаконно задържане на трудовата книжка.

Едва ли има човек, който да е против идеята за въвеждане на съвременни технологии и методи за обработка на информация, свързана с индивидуалните данни, съпътстващи и отразяващи трудовия път на всеки работник или служител, включително и държавните, както и на факти и обстоятелства, които са от значение за трудовата им дейност.

Какви са обаче особеностите и рисковете при една евентуална промяна на законодателството в тази посока и как могат да бъдат избегнати.

При по-задълбочено и експертно проучване на въпроса, иначе добрата идея за въвеждане на електронна трудова книжка, крие редица рискове, които следва да бъдат обезпечени. Пораждат се много повече въпроси за размисъл, отколкото такива се съдържат на пръв поглед.

Един от тези въпроси е кой и как ще има достъпът до базата с данни, съдържащи се в електронните трудовите книжки, още повече, че по сега действащото законодателство тези документи са собственост на работниците/служителите.

Друг въпрос, на който следва предварително да се даде отговор, е кой и по какъв начин ще обезпечи допълнителна административна тежест за работодателите, например в процеса на сканиране на трудовите книжки, въвеждането на базата данни в специалния регистър и най-важното – кой и по какъв начин ще носи отговорност при грешно въведени данни.

В обобщение, направените предложения не охраняват достатъчно правата на работниците и служителите, доколкото работодателят ще има достъп до изплатените обезщетения за неспазено предизвестие при прекратяване на трудовото правоотношение, обезщетение за неизползуван платен годишен отпуск и други подобни данни, които се изчисляват на база на възнаграждението на лицето, поради което работодателите ще имат достъп до информация за заплатата от предишната работа на евентуалния кандидат.

При това положение евентуалните кандидати за нова работа ще бъдат поставени в по-неблагоприятна позиция, когато следва да договарят размерите на трудовото си възнаграждение, а в аргументите на работодателите за отправна точка винаги ще бъде размерът на заплатата от предходната работа на кандидата.

Това са само малка част от примерите, в които става ясно как една добра идея, когато не е достатъчно добре прецизирана и е пропуснат (може би и умишлено) елементът на защитата на правата на работещите, може да се превърне в огромна тема за спорове между различните страни в трудовите правоотношения и практически да не може да бъде реализирана.

България категорично има нужда от дигитализация не само в областта на трудовата книжка, но и във всички процеси, свързани с административните ангажименти на страните в работните отношения. За да се случи това, със сигурност следва да бъде подходено в много по-мащабен план, но и в много по-експертен.