13.05.2024

МЕЙЛ ИЛИ ТЕЛЕФОННО ОБАЖДАНЕ - КОГА КАКВО ДА ИЗБЕРЕМ

Много често служебните въпроси се уреждат най-лесно с мейл. Но не във всички случаи, пише Deutsche Welle. Кога да изпратя мейл и кога телефонният разговор би бил по-полезен? Кои са правилата, които помагат на добрата комуникация?

На всекиго се е случвало: да зададе въпрос по мейла, да получи отговор, в който обаче не всичко е ясно - тоест трябва да се пише отново и отново. С един телефонен разговор всичко би се избистрило много по-бързо – обаждаш се и обсъждаш нещата, би посъветвал някой.

Това е така, но невинаги се знае предварително кой канал е най-подходящ за комуникацията. Всекиму се случва да изпрати мейл там, където телефонен разговор би бил много по-смислен, или обратното – в зависимост от предпочитанията. И двата канала имат както своите плюсове, така и своите минуси, казва германската консултантка по комуникацията Сабине Лансинг, която е работила и като съветничка по по кариерните въпроси за големи концерни като „Тисен“, „Сименс“, „Водафон“ и други.

Предимствата и недостатъците

Телефонът позволява пряко общуване, при което въпросите да получат отговори незабавно, а и да се отворят по-нататъшни възможности за контакт. По телефона всеки може да бъде намерен относително лесно, но пък моментът на позвъняването може да се окаже неподходящ, а и не остават никакви писмени свидетелства за разговора. Така или иначе, ако става дума за нещо спешно, телефонът е незаменим, дава и възможност за бързо изчистване на възникналите спонтанни въпроси, както и на неяснотите, при които мейлът по-трудно помага.

При него пък плюсовете са, че може да бъде написан от всяко възможно място, по всяко време, получателят може сам да реши кога да го прочете. Но определено има и минуси – нюансите в разговора липсват, първият изпратен мейл може да се върне с искания за нови и нови подробности и така до безкрай, а и излизането от основната тема е трудно, т.е. съществуват ограничения, посочва Лансинг.

Според експертката по темата Андреа Ком в комуникацията по мейл има едно важно основно правило, за да се избегнат неразбирателствата: „Ако темата е твърде сложна, емоционална или пък трудно се описва с няколко думи, по-добре вземете телефона и проведете личен разговор“.

Когато се вгледаме по-внимателно в предимствата и недостатъците на двата комуникационни канала, лесно можем да установим къде са силните и слабите им места. И да вземем решението дали да се обадим, или да напишем мейл.

Кога е препоръчителен телефонът и кога мейлът

При представяне – когато току-що сте постъпили на работа или отскоро сте заели определена позиция, обаждането е по-уместното. Както и – ако не познавате лично събеседника и не сте наясно с начина му на общуване. В разговор обаче е възможно темата да не бъде разбрана правилно, въпросите да се окажат твърде много и да има много точки за изясняване. Ако дори и един от тези случаи е вероятен, по-добре се откажете от телефона, съветва експертката.

Без мейли пък – както е много добре известно – вече изобщо не може да се живее, голяма част от служебната ни комуникация се опира именно на тях. Те са препоръчителни, когато отговорите на споменатите по-горе точки са отрицателни – тъй като постоянното телефониране е изнервящо и може да смути хода на работата.

Андреа Ком е формулирала цели 12 стъпки за оформянето на перфектен мейл, които тръгват от правилното изписване на адреса, точната формулировка на темата и правилното обръщение. Оттам нататък мейлът трябва да има стройна структура, а приложенията да бъдат обозначени. Трябва да се започне с най-важното, казва Ком пред германското издание „Меркур“, след което трябва да се внимава формулировките да бъдат еднозначни, а използваният език да бъде коректен. Краят също не е без значение – трябва да се подберат подходящите заключителни думи.

Без подготовка обаче не бива да се провеждат и служебните телефонни разговори. „Важно е този, който се обажда, предварително да има представа за структурата на разговора и да разполага и със съответните аргументи“, казва пред „Райнише Пост“ специалистката по бизнес-комуникация Уте Гитцен-Виланд. Сабине Лансинг е на мнение, че мейлите са идеално средство, когато темата е позната и участниците в комуникацията знаят за какво става дума, когато се познават и кратките реплики са достатъчни. Тяхната ценност е и в това, че „писаното остава“, а и няма нужда мненията да се обменят в реално време.

Оптимална е комбинацията от двете

Ако ви предстои важен телефонен разговор, най-добре го уговорете най-напред чрез мейл, съветва експертката. Уточнете кой би бил най-подходящият момент, а можете да изясните предварително и съдържанието на разговора. След него пък можете да направите едно кратко писмено обобщение, което да изпратите на събеседника си, и така ще разполагате с протокол, към който ще можете да се върнете и по-късно.

Независимо дали мейл или телефонен разговор – обмислете добре дали е необходимо да се свържете незабавно, казва специалистката по комуникациите. Нейното мнение е, че често има смисъл да се изчака, за да изяснят повече неща наведнъж.

Тя съветва и да се внимава до кого се изпращат копия на мейлите – да не бъде включван никой, който няма нужда непременно да се запознава със съдържанието им. И да се има предвид, че ако това е началникът, началниците често не четат всичко, което получават, макар да им е изпратено копие. Затова питайте, ако не сте сигурни, дали вашият ръководител иска да бъде в течение на съответната кореспонденция.